Juridisch

Privacyverklaring

Laatst bijgewerkt: juni 2026 · Otto (Digital Genics)

⚠️ Dit is een sjabloon ter informatie en vormt geen juridisch advies. Laat het nakijken en aanvullen door een jurist en vul de bedrijfsgegevens (entiteit, adres, BTW) in voor je het publiceert.

Otto helpt bedrijven hun e-mail te ordenen en concept-antwoorden voor te bereiden. We hechten veel belang aan je privacy. Deze verklaring legt uit welke persoonsgegevens we verwerken, waarom, en welke rechten je hebt onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR).

Wie we zijn Welke gegevens Doeleinden Rechtsgronden Subverwerkers Bewaartermijnen Je rechten Website & analytics

1. Wie we zijn

Otto (Digital Genics), [straat en nummer], [postcode] [gemeente], België, [BTW BE 0xxx.xxx.xxx]. Voor privacyvragen: privacy@heyotto.eu.

Voor de gegevens die je via onze marketingwebsite deelt, treden wij op als verwerkingsverantwoordelijke. Voor de gegevens die binnen de applicatie (je mailbox-inhoud) worden verwerkt, treden wij op als verwerker namens je werkgever/organisatie; daarop is een verwerkersovereenkomst van toepassing.

2. Welke gegevens we verwerken

Accountgegevens: naam, e-mailadres, organisatie, rol, versleuteld wachtwoord.
Mailbox-inhoud (in de app): berichten, afzenders, concepten en taken — enkel om de dienst te leveren. Otto vraagt lees- en concept-rechten, nooit verzendrechten.
Gebruiks- en loggegevens: technische logs, foutmeldingen en beveiligingsgebeurtenissen.
Facturatiegegevens: abonnement, facturen (betaling verloopt via onze betaalpartner; wij bewaren geen kaartgegevens).
Websitegegevens: zie Website & analytics en het cookiebeleid.

3. Waarvoor we ze gebruiken

De dienst leveren: mail categoriseren en concepten voorbereiden.
Je account en organisatie beheren, support bieden en factureren.
De dienst beveiligen, fouten opsporen en misbruik voorkomen.
De AI-kwaliteit verbeteren — enkel als je organisatie hier uitdrukkelijk voor kiest (opt-in, standaard uit; zie de DPA).

4. Rechtsgronden

We verwerken gegevens op basis van: de uitvoering van een overeenkomst (de dienst leveren), ons gerechtvaardigd belang (beveiliging, verbetering), het nakomen van wettelijke verplichtingen (boekhouding) en je toestemming (analytische cookies op de website, trainings-opt-in).

5. Subverwerkers

We schakelen zorgvuldig geselecteerde subverwerkers in. De actuele lijst staat in de verwerkersovereenkomst en omvat onder meer onze AI-provider (Anthropic), de mailproviders waarmee je koppelt (Microsoft, Google) en onze hostingpartner in de EU. Onze AI-provider gebruikt je gegevens niet om modellen te trainen.

6. Bewaartermijnen

Accountgegevens: zolang je organisatie een actief account heeft.
Mailbox-inhoud: verwerkt om de dienst te leveren; gecachte inhoud wordt beperkt bewaard en daarna verwijderd.
Facturen: zoals wettelijk vereist (in België doorgaans 7 jaar).
Logs: een beperkte periode voor beveiliging en foutopsporing.

7. Je rechten

Je hebt recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid en bezwaar. Je kan toestemming altijd intrekken. Verzoeken kan je richten aan privacy@heyotto.eu. Je hebt ook het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (gegevensbeschermingsautoriteit.be).

8. Website & analytics

Op onze marketingwebsite gebruiken we enkel analytische cookies (Google Analytics) nadat je daarvoor toestemming geeft via de cookiebanner. Zonder toestemming worden er geen analytische cookies geplaatst en wordt er geen data met Google gedeeld. In de applicatie zelf gebruiken we geen Google-analytics. Meer in het cookiebeleid.

Vragen over deze tekst of je gegevens? Mail privacy@heyotto.eu.