Handtekeningen
Bouw centrale e-mailhandtekeningen met een editor en kant-en-klare sjablonen, en kies ze in Outlook.
De editor en de sjablonen
- Ga naar Beheer → Handtekeningen.
- Kies onder Begin met een sjabloon een ontwerp (Klassiek, Modern met logo, Compact of Met disclaimer) en klik Gebruik dit sjabloon. Het opent in de editor.
- Bewerk vrij in de Editor: vet, cursief, links, afbeeldingen en tekstkleur via de werkbalk.
- Voeg placeholders in (bv.
{{naam}},{{functie}},{{telefoon}}). Die worden per gebruiker automatisch ingevuld; lege velden verdwijnen. - Bepaal wie ze krijgt — per verzenddomein, per gebruiker of per Microsoft 365-groep — en klik Opslaan.
Naast de vaste velden kan je eigen variabelen maken (bv. een LinkedIn-URL) en hun waarde per gebruiker invullen.
In HeyOtto
HeyOtto zet de juiste handtekening automatisch onder elk concept-antwoord dat hij klaarzet — je hoeft niets te doen.
In Outlook kiezen
Met de HeyOtto-invoegtoepassing kies je je handtekening terwijl je een mail opstelt:
- Installeer de HeyOtto-invoegtoepassing (zie Eigen app koppelen) of vraag je beheerder ze uit te rollen.
- Open in Outlook een nieuw bericht en klik in de werkbalk op HeyOtto-handtekening.
- Klik Invoegen bij de gewenste handtekening. De Aanbevolen is dezelfde die HeyOtto onder je concepten zet.
- Zet Automatisch aan om je aanbevolen handtekening voortaan meteen bij een nieuw bericht te plaatsen.
Waarom via de invoegtoepassing en niet Outlooks eigen keuzelijst? Microsoft biedt geen ondersteunde manier om die lijst van buitenaf te vullen. De invoegtoepassing is dezelfde aanpak die CodeTwo en Exclaimer gebruiken, en werkt in de nieuwe Outlook en Outlook op het web.