Cerveau & cerveau d'équipe
Votre cerveau personnel
Vous êtes au centre ; autour de vous, les entreprises avec lesquelles vous travaillez, avec leurs projets et thèmes. Cliquez sur un nœud pour les détails : tâches ouvertes (avec échéance, estimation et personne attendue), e-mails liés, notes, idées et sous-éléments.
Encore vide ? Choisissez Construire à partir de vos e-mails: HeyOtto crée un nœud par entreprise avec laquelle vous avez échangé ces dernières semaines — sans newsletters, notifications ni adresses gratuites — et y lie directement les e-mails.
En haut, le cockpit : ce qui est en retard, ce qui doit être fait aujourd'hui, ce qui arrive cette semaine et ce que vous attendez. Notez une idée rapide dans le champ du haut (raccourci I) ; plus tard, transformez-la en tâche d'un clic.
Tout tourne autour du cerveau
- E-mail — les e-mails d'un domaine associé à un nœud y sont liés automatiquement. Dans la boîte de réception, vous voyez pour chaque e-mail à quelle entreprise ou quel projet il appartient, et vous pouvez le relier manuellement.
- Tâches — une tâche créée depuis un e-mail hérite du nœud de cet e-mail. Les engagements de vos e-mails envoyés arrivent dans le bon projet. La synchronisation To Do continue de fonctionner.
- Brouillons — HeyOtto lit les notes et les tâches ouvertes du nœud, pour que le brouillon sache ce qui est en cours. Les notes internes ne sont jamais reprises telles quelles vers l'expéditeur.
La carte des personnes
Sous Personnes figurent toutes les personnes avec qui vous travaillez, par entreprise. HeyOtto construit la carte à partir de vos e-mails et extrait les coordonnées des signatures. Pour chaque personne, vous voyez comment se passe la collaboration, ce qu'elle attend de vous (questions et vos promesses), ce que vous attendez et les e-mails récents.
- Une question ouverte dans votre boîte de réception devient automatiquement une attente, qui disparaît dès que vous répondez. Chaque attente se transforme en tâche d'un clic.
- HeyOtto évalue la collaboration (la collaboration, jamais la personne) ; vous pouvez toujours la redéfinir vous-même. Santé, RH, salaire et jugements de caractère ne sont jamais conservés.
- Ce qu'une personne aime, n'aime pas ou ce dont il faut tenir compte, HeyOtto le prend en compte en rédigeant un brouillon.
- Sous Rendez-vous, vous voyez pour chaque réunion d'aujourd'hui et de demain ce que les participants attendent de vous. Avec Demander à HeyOtto, vous posez une question sur vos propres tâches, projets et personnes.
- La carte des personnes est toujours privée : vos collègues ne la voient jamais, pas même dans le cerveau d'équipe.
Planning, passation et aperçu de la semaine
Sous Planning, vous voyez toutes vos tâches ouvertes en tableau, kanban, calendrier ou chronologie. Donnez une estimation à une tâche et choisissez Planifier automatiquement : HeyOtto la place dans les créneaux libres de vos jours ouvrables, autour de votre agenda Outlook (libre/occupé uniquement), de votre pause de midi et de vos congés, en gardant chaque jour un peu de temps libre.
- Le résultat est d'abord une proposition : vous la consultez dans le calendrier puis la confirmez ou l'abandonnez. Une planification confirmée s'annule en un clic.
- HeyOtto n'écrit rien dans votre agenda. Pour mettre un bloc dans Outlook, utilisez vous-même le lien de ce bloc.
- Sous Horaire & congés, vous réglez vos jours ouvrables, heures, pause de midi, bloc le plus long et marge libre, et ajoutez vos congés.
- Passation montre les tâches en cours pendant votre congé. Pour chaque tâche, vous choisissez qui la reprend ; HeyOtto rédige par collègue un texte que vous copiez ou ouvrez dans un nouveau message et envoyez vous-même.
- L'aperçu de la semaine montre ce que vous avez terminé, ce qui a pris du retard, le temps planifié par entreprise et ce qui arrive la semaine prochaine.
Le cerveau d'équipe (Business)
Le cerveau d'équipe rassemble les projets de chacun dans votre organisation sur une seule carte, regroupés par entreprise. Les projets de différents collègues pour un même client se rejoignent ; les projets qui partagent les mêmes contacts externes sont reliés par une ligne pointillée.
Le sas de partage : voir d'abord ce que vous partagez
Tout ce qui est dans votre cerveau est privé. Pour partager un projet, ouvrez le sas de partage. Vous y voyez exactement ce que verront vos collègues : le résumé, chaque tâche et chaque e-mail lié — chacun avec une case à cocher.
- Les e-mails liés sont inclus par défaut, pour que vos collègues puissent suivre la communication. Décochez ce qui doit rester privé.
- HeyOtto signale ce qui peut être sensible — RH, salaire, santé, contrats, mots de passe, numéros de compte ou d'identification. Ces éléments sont décochés par défaut.
- Vous ne partagez qu'après une confirmation explicite.
- Ce qui s'ajoute plus tard n'est jamais partagé automatiquement : cela attend dans le sas jusqu'à votre vérification. Si vous retirez un e-mail ou supprimez une tâche, il disparaît aussi du cerveau d'équipe.
- Vous pouvez retirer un partage à tout moment.