Brein & groepsbrein
Je persoonlijke brein
In het midden sta jij; rond je de bedrijven waarmee je werkt, met daaronder projecten en thema's. Klik op een knoop voor de details: open taken (met deadline, inschatting en op wie je wacht), de gekoppelde mail, notities, ingevingen en onderdelen.
Nog leeg? Kies Opbouwen uit je mail: HeyOtto maakt één knoop per bedrijf waarmee je de laatste weken mailde — zonder nieuwsbrieven, meldingen of gratis mailadressen — en koppelt de mail er meteen aan.
Bovenaan zie je de cockpit: wat te laat is, wat vandaag moet, wat deze week komt en waar je op wacht. Een snelle ingeving noteer je in het veld bovenaan (sneltoets I); later maak je er met één klik een taak van.
Alles werkt rond het brein
- Mail — mail van een domein dat bij een knoop hoort, hangt er automatisch aan. In de inbox zie je bij elke mail bij welk bedrijf of project ze hoort, en koppel je ze met de hand om.
- Taken — een taak uit een mail erft de knoop van die mail. Toezeggingen uit je verzonden mail komen bij het juiste project terecht. De To Do-sync blijft gewoon werken.
- Concepten — HeyOtto leest de notities en open taken van de knoop mee, zodat een concept weet wat er loopt. Interne notities worden nooit letterlijk naar de afzender geschreven.
De mensen-kaart
Onder Mensen staat iedereen met wie je werkt, per bedrijf. HeyOtto bouwt de kaart op uit je mail en haalt contactgegevens uit de handtekening. Per persoon zie je hoe de samenwerking loopt, wat die persoon van jou verwacht (vragen en jouw beloftes), waar jij op wacht en de recente mails.
- Een open vraag in je inbox wordt vanzelf een verwachting, en verdwijnt zodra je antwoordt. Van elke verwachting maak je met één klik een taak.
- HeyOtto schat de samenwerking in (over de samenwerking, nooit over de persoon); je kan dat altijd zelf overschrijven. Gezondheid, HR, loon en karakteroordelen worden nooit bewaard.
- Wat iemand graag heeft, niet graag heeft of waar je rekening mee moet houden, leest HeyOtto mee bij het schrijven van een concept.
- Onder Afspraken zie je per meeting van vandaag en morgen wat de deelnemers van je verwachten. Met Vraag HeyOtto stel je een vraag over je eigen taken, projecten en mensen.
- De mensen-kaart is altijd privé: je collega's zien ze nooit, ook niet in het groepsbrein.
Planning, overdracht en weekoverzicht
Onder Planning zie je al je open taken als tabel, kanban, kalender of tijdlijn. Geef een taak een inschatting en kies Automatisch inplannen: HeyOtto zet ze in de vrije gaten van je werkdagen, rond je Outlook-agenda (alleen vrij/bezet), je middagpauze en je verlof, en houdt elke dag wat tijd vrij.
- Het resultaat is eerst een voorstel: je bekijkt het in de kalender en bevestigt het of gooit het weg. Een bevestigde planning maak je in één klik ongedaan.
- HeyOtto schrijft niets in je agenda. Wil je een blok in Outlook, dan zet je het er zelf in met de link bij dat blok.
- Onder Rooster & verlof stel je je werkdagen, uren, middagpauze, langste blok en vrije buffer in, en voeg je verlof toe.
- Overdracht toont welke taken tijdens je verlof lopen. Per taak kies je wie ze opneemt; HeyOtto maakt per collega een tekst die je kopieert of in een nieuw bericht opent en zelf verstuurt.
- Het weekoverzicht toont wat je afwerkte, wat uitliep, hoeveel tijd je per bedrijf inplande en wat er volgende week aankomt.
Het groepsbrein (Business)
Het groepsbrein brengt de projecten van iedereen in je organisatie samen op één kaart, gegroepeerd per bedrijf. Projecten van verschillende collega's bij dezelfde klant komen samen; projecten die dezelfde externe contacten delen, worden met een stippellijn verbonden.
De deel-sluis: eerst zien wat je deelt
Alles in je brein is privé. Wil je een project delen, dan open je de deel-sluis. Daar zie je exact wat je collega's te zien krijgen: de samenvatting, elke taak en elke gekoppelde mail — elk met een vinkje.
- Gekoppelde mail gaat standaard mee, zodat je collega's de communicatie kunnen volgen. Vink uit wat privé moet blijven.
- HeyOtto markeert wat gevoelig kan zijn — HR, loon, gezondheid, contracten, wachtwoorden, rekening- of identiteitsnummers. Zulke items staan standaard uit.
- Je deelt pas na een uitdrukkelijke bevestiging.
- Wat later bijkomt, gaat nooit vanzelf mee: het wacht in de sluis tot jij het nakijkt. Ontkoppel je een mail of verwijder je een taak, dan verdwijnt die ook uit het groepsbrein.
- Je kan een deling op elk moment intrekken.