Connaissances de l'entreprise

HeyOtto connaît votre style d'écriture dès le premier jour. Ce qu'il ne connaît pas de lui-même, c'est votre entreprise. C'est ici que vous lui indiquez ce qu'il doit savoir pour qu'un brouillon soit aussi correct sur le fond.

Pourquoi c'est important

Sans connaissances, HeyOtto écrit une réponse qui sonne comme vous, mais qui n'ose rien affirmer sur le fond. Avec des connaissances, il écrit que vous livrez sous cinq jours ouvrables, que le retour est possible sous quatorze jours, et quel est votre tarif horaire — avec une référence à la source. Si la réponse ne figure nulle part dans vos connaissances, HeyOtto dit qu'il va se renseigner. Il n'invente rien.

Ajouter un bloc

  1. Allez sur Administration → Connaissances de l'entreprise.
  2. Donnez au bloc un titre qui nomme le sujet, par exemple Délais de livraison.
  3. Rédigez le contenu en dessous en phrases simples — aucune mise en forme nécessaire.
  4. Choisissez si cela s'applique à toute l'organisation ou seulement à une boîte mail partagée.
Un seul sujet par bloc fonctionne le mieux. HeyOtto choisit par sujet : il retrouve donc plus facilement « Délais de livraison » que « Infos générales ». Le compteur à côté de chaque bloc vous montre combien de fois il a réellement servi de base à un brouillon.

Importer un document

Si vous l'avez déjà par écrit, téléversez-le : HeyOtto en extrait le texte et le conserve sous forme de bloc. Les formats pris en charge sont .txt, .md, .csv, .docx et .pdf, jusqu'à 2 Mo. HeyOtto ne conserve pas le fichier lui-même — uniquement le texte, et seul ce texte peut un jour se retrouver dans un brouillon.

Un PDF scanné ne contient souvent pas de texte lisible, seulement une image de la page. HeyOtto vous le signale alors ; dans ce cas, collez vous-même le texte dans un bloc.

En plus de SharePoint

Si vous travaillez avec Microsoft 365, vous pouvez en plus connecter une bibliothèque SharePoint (Intégrations → Source de connaissances). Elle est consultée en direct et vos documents restent là où ils sont. Si vous avez les deux, vos propres blocs ont la priorité — vous les avez remplis délibérément — et SharePoint complète les places restantes.

Qui voit quoi

Un bloc lié à une boîte mail partagée n'est utilisé par HeyOtto que dans cette boîte. Ce que sait support@ ne se retrouve donc pas dans une réponse personnelle — ni dans celle de sales@.

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